为进一步提高北京市化妆品企业物料管理的规范性，切实做好化妆品全过程控制，协助企业建立化妆品物料管理和溯源机制，完善质量管理体系。在北京市药品监督管理局的指导下，经我协会与北京市化妆品企业沟通，在化妆品物料管理方面达成共识，现向北京市各化妆品企业和相关物料供应企业发出如下倡议：

一、强化企业主体责任，依据《化妆品监督管理条例》、《化妆品生产经营监督管理办法》等法规和规章，根据企业实际情况，适时开展对化妆品物料供应商的审核，建立相关制度，切实做好物料管理，有效控制并减少来源于物料的风险。

二、化妆品企业在生产经营过程中加强与物料供应商的沟通，确保物料采购、贮存和使用符合化妆品法规、规章、强制性国家标准和技术规范的要求。

三、化妆品物料供应企业积极配合化妆品企业做好相关物料供应、运输和溯源，提供必要的资料协助化妆品企业完善对物料的管理。

四、基于北京市化妆品行业实际情况和企业诚信建设相关要求，建立我市化妆品企业与化妆品物料供应企业间的良好合作机制，双方恪守信用，共同发展，树立良好行业风气。
     

附件：《北京市化妆品物料供应商审核工作指南》

北京日化协会

2021年12月12日

附件： 

北京市化妆品物料供应商审核工作指南

第一条 为进一步规范化妆品物料管理，建立健全化妆品物料管理机制，促进北京市化妆品产业高质量发展，根据《化妆品监督管理条例》、《化妆品生产经营监督管理办法》及相关规定，结合北京市化妆品行业实际情况，制定本指南。

第二条 本指南适用于指导北京日化协会会员单位对化妆品物料供应商（以下称“供应商”）进行审核管理。北京市行政区域内其他化妆品注册人、备案人、受托生产企业可以参照本指南开展供应商资质的审核和管理等相关工作。

第三条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业应建立与所使用物料相适宜的供应商审核和管理体系，实现对供应商的遴选、验证、评价、增补、退出等环节的系统化管理。

第四条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业应按照《化妆品生产经营监督管理办法》和《化妆品生产质量管理规范》规定，开展对供应商的审核工作。

鼓励化妆品注册人、备案人、受托生产企业指定专人负责供应商审核，负责审核工作的人员宜具备必要的化妆品相关专业知识和化妆品物料管理相关工作经验。

第五条 供应商应是在中华人民共和国境内依法登记注册的企业，包括化妆品物料的生产企业、化妆品物料的经营单位和境外供应商在境内设立的代理机构。

第六条 供应商审核应遵循合法、公正、协调的原则。化妆品注册人、备案人、受托生产企业通过供应商审核能够切实增强对物料品质的管控，使物料满足化妆品生产需求，有效降低来源于物料的安全风险。 

第七条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业应制定供应商准入要求，建立供应商档案。对供应商生产/经营状况、生产能力、质量保证体系、产品质量、供货期等相关内容进行审核。

第八条 供应商的审核形式可根据实际情况采用资料审核和/或现场审核的形式。原则上化妆品注册人、备案人、受托生产企业应在物料入库前完成对供应商的审核。

第九条 对供应商开展的资料审核至少应包括以下内容：

（一）供应商持有的合法且有效的资质证明文件，如营业执照、生产许可证等；

（二）供应商的质量管理体系文件； 

（三）供应物料的种类和规格清单；

（四）供应物料的质量规格文件；

（五）供应物料的生产原理以及完整生产过程简述或简图；

（六）供应物料的执行标准和检验标准；

（七）与供应物料同批次的合格检验报告；

（八）执行的与物料质量和安全性相关的管理制度清单或保障措施的概述；

（九）能够证明供应物料符合化妆品法律法规、产业政策、强制性国家标准和技术文件要求的其他资料。

除上述内容外，进口物料还需审核物料通关证明文件以及物料经原产国/原产地政府主管部门批准的允许生产使用或在物料原产国/原产地已上市使用的证明文件。

第十条 对提供物料为化妆品原料的供应商，应对其供应的原料是否收录于《已使用化妆品原料目录》和是否符合《化妆品安全技术规范》进行审核；对处于监测期内的新原料，应按照《化妆品监督管理条例》、《化妆品注册备案管理办法》等规定进行审核和管理。确保原料符合法律法规、强制性国家标准、技术规范的要求。

属于危险化学品范畴的原料，应核实供应商符合安全生产相关要求的证明文件；可能造成环境污染的原料，应核实供应商符合环境保护相关要求的证明文件。

第十一条 对提供物料为化妆品包装材料的供应商，应对其供应的包装材料是否符合《化妆品安全技术规范》、QB/T 1685《化妆品包装外观要求》及GB 23350-2009《限制商品过度包装要求 食品和化妆品》规定的内容进行审核。

包装材料涉及商标、条形码印刷的，还应提供供应商印刷商标、条形码的相关资质证明文件。

第十二条 当资料审核不足以证明供应商资质或不足以证明供应物料能够满足化妆品生产需求时，化妆品注册人、备案人、受托生产企业可与供应商协商进行现场审核。

第十三条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业在对物料供应商开展现场审核前应制定明确的审核计划并告知供应商，经双方确认后开展现场审核。

第十四条 现场审核的过程不得对供应商的生产操作和产品质量产生干扰；审核人员应按照供应商的相关管理制度进入生产操作区域。

第十五条 现场审核应优先选择与物料质量和安全直接相关的生产环节进行，如生产车间、库房、检验室等。现场审核内容包括生产环境、工艺流程、生产记录、出入库记录、检验记录等。

第十六条 现场审核过程中，如需收集相关资料、信息（文件复印件、录音、拍照、录像等），应经审核双方确认后进行。

第十七条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业应妥善保管供应商提供及通过现场审核获取的文件、资料、信息。未获得供应商同意，化妆品注册人、备案人、受托生产企业不得将上述文件、资料、信息用于供应商审核之外的其他商业用途。

第十八条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业可根据物料管理情况建立评估制度，对供应商定期进行综合评价。对供应产品质量、交货能力、技术水平、产品合格率等方面进行评估。

第十九条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业对已完成审核的供应商应做出审核结论，可按照审核结论设立供应商等级。

第二十条 满足以下条件的供应商可评定为合格的供应商：

（一）具备供应商的合法资质；

（二）供应物料的种类和规格清单内容清晰，分类合理；

（三）供应物料的质量规格文件、生产原理、完整生产过程简述或简图、物料的执行标准和检验标准、检验报告的内容完整、真实、准确；

（四）执行的与物料质量和安全性相关的管理制度清单或保障措施概述内容明确；

（六）已建立质量管理体系或通过质量管理体系认证。其中化妆品原料和直接接触化妆品内容物包装材料的生产企业应通过质量管理体系认证；

（七）了解化妆品行业情况，能够充分证明供应物料符合化妆品法规、产业政策、强制性国家标准和技术文件的要求。

（八）与物料相关的生产经营行为未受到行政处罚。

（九）使用供应物料生产的化妆品未发生大规模不良反应且在安全、功效方面不存在争议。

第二十一条 化妆品注册人、备案人、受托生产企业可根据实际情况对供应商按照时间或物料供应频率开展审核，原则上每年度审核次数不超过2次，因供应商发生较大变动的情形除外。